Anders samenwerken

Hoe mooi zou het zijn als we deze nieuwe manier van groen bouwen combineren met een andere of betere manier van samenwerken tussen opdrachtgevers en aannemers en tussen aannemers en onderaannemers. Want ondanks goede initiatieven zoals ketensamenwerking en bouwteam wordt het merendeel van de opdrachten nog steeds verstrekt via aanbestedingen. In sommige situaties is dit denkbaar maar in veel gevallen is deze werkwijze toch twijfelachtig. Het kan zoveel mooier als er meer vertrouwen is en aannemers en onderaannemers in een vroeg stadium betrokken worden bij projecten.

Wat is meestal de praktijk:
De opdrachtgever contracteert een architect en bouwadvies- en ingenieur bureau en deze maken tekeningen en een bestek en eventueel aanvullende stukken als werkomschrijving en dergelijke. Opdrachtgever legt het hele pakket neer bij meestal 3 of 4 aannemers voor het maken van een begroting en eventueel plan van aanpak. Elke aannemer stuurt op haar beurt weer naar 3 of 4 onderaannemers een prijsaanvraag wat past bij hun expertise. De onderaannemers sturen weer prijsaanvragen voor levering materiaal en/ of inhuurwerkzaamheden. Er wordt dus wat af gerekend met hoge kosten als gevolg. Wanneer meer in teams wordt gewerkt geeft dit flinke besparingen en meer efficiëntie. 

Overbodige informatie.
Gelukkig is de tijd van alles per post toezenden voorbij want de dozen vol met tekeningen en bestekken vulden destijds de bureau’s en kantoren. Nu worden de tekeningen en overige informatie digitaal verstrekt maar wat blijft is de vele overbodige informatie. Je krijgt als onderaannemer niet de specifieke informatie die je nodig hebt voor jouw onderdeel maar veel meer tekeningen en soms alle bouwkundige tekeningen. Bij kleine projecten niet zo’n probleem maar bij grote bouwwerken vraagt dit veel aandacht. Vaak wordt er ook gewerkt met digitale platforms waar je je eigen tekeningen kan opzoeken en uploaden dit werkt op zich goed maar het blijft wel zoeken naar wat voor jouw belangrijk is.

Dikke contracten.
Wanneer er een deal gesloten wordt tussen aannemer en onderaannemer wordt dit bevestigd met een “lijvig” contract, vaak een standaard contract en aangevuld met project gerelateerde informatie. De basis van deze contracten is door juridische adviseurs van de aannemers mede opgesteld. We kunnen niet bepaald zeggen dat dit contract een “twee richting verkeer” is. Alle risico’s worden bij de onderaannemer gelegd, soms gaat dit zover dat erin staat dat: als de onderaannemer informatie/tekeningen krijgt van de aannemer/opdrachtgever en als daar iets in staat of getekend staat wat niet klopt en als onderaannemer dit niet of te laat meld dat het risico en gevolgen bij de onderaannemer komt te liggen. Verder worden offertes van onderaannemer niet of nauwelijks gecontroleerd. Als onderaannemer iets niet aanbied maar het staat wel in het bestek of in de tekeningen dan is dit voor risico van de onderaannemer.
Bestekken.

Om prijsaanbiedingen goed te kunnen vergelijken laten opdrachtgevers bestekken maken zodat iedere partij met dezelfde gegevens werkt en offertes hierdoor beter met elkaar te vergelijken zijn. Bestekken hebben natuurlijk meerdere functies bijvoorbeeld informeren over wat de opdrachtgever wil hebben en het kwaliteitsniveau echter een belangrijk onderdeel is toch het kunnen prijs opvragen bij meerdere bedrijven tegelijkertijd zonder met hun in gesprek te gaan. Het nadeel van bestekken is dat het wordt opgesteld door personen die overal “iets” vanaf weten( met alle respect overigens), echter het kennisniveau kan nooit zo hoog zijn als bij specialistische bedrijven die gespecialiseerd zijn in één bepaald onderdeel van het bouwwerk. De praktijk is dan dat er vaak dingen in staan die niet kloppen of er is gekozen voor een hele dure optie terwijl het in die situatie veel goedkoper opgelost kan worden.  Bijvoorbeeld er is een houtsoort voorgeschreven die “over de top” is of ongeschikt is voor de toepassing. Bovendien is het een heel lastig traject om van het bestek af te wijken, prijzen zijn dan immers niet meer vergelijkbaar. Vaak moet je het toch aanbieden en dan mag je per gratie separaat een alternatief aanbieden.
Aantallen.
Vaak worden er alleen bouwkundige tekeningen verstrekt en als je geluk hebt mono-tekeningen met daarop uitgetekend alle merken die van een bepaald besteksonderdeel nodig zijn, bijvoorbeeld alle merken binnen kozijnen op één tekening. Dat is natuurlijk prettig bij het uitrekenen echter de aantallen worden dan niet genoemd dus bijvoorbeeld alle aangeschreven onderaannemers zijn met hetzelfde bezig en aan het uitzoeken hoeveel elk onderdeel voorkomt.

Hoe kan het anders?
1. Verstrekking van aantallen en afmetingen door de opdrachtgever.
Soms is het goed om de horizon wat te verbreden en over de grens te kijken. In Duitsland werken ze veel met LV (LeistungsVerzeichnis). Dit is een dossier wat gemaakt is voor elk bouwonderdeel en hierin staan alle merken van het betreffende bouwonderdeel alsmede: aantallen, afmetingen, materiaal, specificaties, waar het voor komt in het gebouw e.d. Je hoeft als bedrijf in hoofdzaak alleen maar de prijzen in te vullen en de totaalprijs. Het voordeel is ook als onderaannemer dat je  niet meer misrekent en onderdelen vergeet.
Met dit document hoef je dus niet meer zelf het wiel opnieuw uit te vinden en alle tekeningen door te worstelen voor de aantallen, afmetingen en hoe het onderdeel eruit ziet. Dit scheelt veel tijd. Tegenwoordig is dit ook gedigitaliseerd en online in te dienen.
Dit onderdeel kan ook ingezet worden als opdrachtgever niet wil afwijken van een traditionele aanbesteding. Het levert in ieder geval tijdwinst op en vermindering van risico’s.

2. In een vroeg stadium met alle partijen samenwerken .
Het mooiste is echter als opdrachtgever, aannemer, architect en onderaannemer met elkaar in het voortraject om tafel gaan zitten en gebruik maken van elkaars kennis en inzichten. Elk bedrijf heeft zijn of haar specialisme in de producten die zij leveren. Je krijgt dan doordachte en duurzame oplossingen met een juiste keuze van materialen en constructies die precies goed zijn en niet “undersized” of “oversized” en wat uiteindelijk resulteert in een goede prijs/kwaliteit verhouding.
3. Prestatie eisen in plaats van dicht getimmerd bestek.
Als de opdrachtgever prestatie eisen opstelt dan blijft er ruimte voor creativiteit en nieuwe ideeën. De specialistische bedrijven kunnen dan zoeken naar de juiste, efficiëntste en duurzaamste oplossing. Ook werk je dan met de nieuwste inzichten en niet met verouderde kennis (even vanuit gaande dat bedrijven bij de tijd blijven).
4. Pas offerte maken als de enginering en tekenwerk achter de rug is.
Natuurlijk is dit alleen van toepassing voor ingewikkelde en innovatieve projecten. Bovendien vraagt dit veel vertrouwen van de opdrachtgever. Echter het hoeft zeker niet duurder te zijn als men eerst details en constructie mag uitdenken en tekenen. Want wanneer er aan een aanvraag veel open einden zit dan ben je toch geneigd om meer risico opslag te rekenen. Daarnaast is het een veel eerlijker manier van samenwerken omdat je als aannemende partij veel minder risico loopt op doublures wat de sfeer en de kwaliteit zeker niet ten goede komt.
5. Aanbieding van partijen door laten rekenen door een kosten advies bureau.
Wanneer je kiest voor vroegtijdig met elkaar samen te werken en vroegtijdig de selectie maakt van de uitvoerende partijen, maar je hebt als opdrachtgever toch moeite om aan te nemen dat de uitgebrachte offertes marktconform zijn is het een optie om een bouwkundig advies bureau in de arm te nemen om de uitgebrachte aanbiedingen door te rekenen.
6. Voor ieder bestek onderdeel/prijsaanvraag door onafhankelijke partij selectie laten maken van benodigde tekeningen en overige informatie.
Dit kan bijvoorbeeld door de architect, want deze heeft immers een totaalbeeld en weet wat er aan tekeningen en informatie beschikbaar is. Zodoende hoeven de aangevraagde partijen ook niet onzeker te zijn dat ze niet alle informatie geselecteerd hebben en natuurlijk het grote voordeel dat ze niet veel teveel overbodige informatie krijgen wat een hoop uitzoekwerk opleverd. De opdrachtgever moet hiervoor natuurlijk wel opdrachtgeven aan deze partij.
7. Een contract opstellen waar beide partijen vooraf naar kunnen kijken.
Er wordt gezamenlijk een concept contract opgesteld en beide partijen kunnen dit controleren en als er op- en aanmerkingen zijn dat het dan aangepast kan worden. Als de “onderliggende” partij ziet dat een gedeelte wat in het contract staat niet is aangeboden dat dit dan alsnog kan worden toegevoegd. Dit geldt ook voor de uitvoering en materiaal keuze. Als blijkt dat er toch nog sommige zaken moet worden aangepast door nieuwe inzichten bijvoorbeeld, een efficiënter manier van werken of materiaalkeuze dan kan dat nog.
8. Gedeelde aansprakelijkheid en verdeling van lusten en lasten.
Wanneer je in teamverband een project realiseert is het goed om gezamenlijk verantwoordelijk te zijn en de lusten en lasten te verdelen. De begrotingen moeten voor elkaar inzichtelijk zijn. Zodoende wordt ook duidelijk of er overlappingen of gaten in de begrotingen zitten en of de hoogte van de bedragen aannemelijk zijn. Zo kan je elkaar voor onverwachte verliezen behoeden en voor bouwfouten. Kortom openheid en transparantie zijn de sleutelwoorden. Dit leidt tot meer samenhang met elkaar en tot een goede samenwerking in plaats van ieder voor zich.
9. Een vaste samenwerking leidt tot grotere prestaties.
Wanneer je als opdrachtgever voor langdurige samenwerking kiest met een aannemer en een aannemer met onderaannemers (bijvoorbeeld via ketensamenwerking) dan levert dit veel voordelen op. In de eerste plaats leer je elkaar kennen en weet je elkaars sterke- en zwakke punten. Dit geldt zowel op persoonlijk vlak als bedrijfsmatig. Het communiceren gaat eenvoudiger omdat je op elkaar ingespeeld raakt. Ook ben je bereid om een stap harder te zetten vanwege de intensieve en langdurige samenwerking. Je laat elkaar niet vallen en gaat samen voor een optimaal eindresultaat.
Hier kunt u content plaatsen.